hospitality-platform voor horecahospitality operations platform
crewbase

Je team.
Eén app. Your team.
One app.

Het hospitality-platform voor planning, uren, taken, voorraad, omzet, financieel en teamcommunicatie. Eén app, gebouwd voor horeca, niet eraan aangepast. The hospitality platform for scheduling, hours, tasks, stock, revenue, financials and team comms. One app, built for hospitality, not adapted to it.

Bekijk featuresSee features

Korte rondleiding, geen verkoper. A short tour, no sales pitch.

Door HMI AgencyBy HMI Agency Gemaakt voor horecaBuilt for hospitality
crewbase.app · dashboarddashboard
crewbase dashboard
waarom crewbasewhy crewbase

Roosters in een groepschat. Uren op een papiertje. Schedules in a group chat. Hours on a scrap of paper.

De meeste zaken plannen hun team in WhatsApp, houden uren bij in een schrift en regelen ruilingen tussendoor. Het werkt, tot iemand uitvalt, een shift dubbel staat of het loon niet klopt. Most venues schedule their team in WhatsApp, track hours in a notebook and sort out swaps on the fly. It works, until someone calls in sick, a shift is double-booked or payroll doesn't add up.

Generieke HR-software gaat uit van kantoren met vaste uren. Horeca werkt anders: wisselende shifts, last-minute swaps, weekendpieken, jong personeel. crewbase vertrekt vanuit die realiteit. Generic HR software assumes offices with fixed hours. Hospitality runs differently: rotating shifts, last-minute swaps, weekend spikes, young staff. crewbase starts from that reality.

Gebouwd voor de Belgische horeca-realiteit: drietalig in Nederlands, Frans en Engels voor uw volledige team, een directe Lightspeed-PDF-import voor uw omzet, en alle modules in één app in plaats van een handvol losse tools die niet met elkaar praten. Built for the realities of Belgian hospitality: trilingual in Dutch, French and English for your full team, direct Lightspeed PDF import for your revenue, and every module in one app instead of a handful of disconnected tools.

featuresfeatures

Alles voor je team. Op één plek. Everything for your team. In one place.

Negen onderdelen. Eén platform. Geen losse apps die niet met elkaar praten. Nine modules. One platform. No siloed apps that don't talk to each other.

- 01

Roosters. Per medewerker, per afdeling. Schedules. Per member, per department.

Wekelijks rooster met shifts per medewerker en per afdeling. Zodra je opslaat, krijgt het teamlid een push "Je staat ingepland". Bij wijziging volgt automatisch een push "Shift gewijzigd" en worden herinneringen opnieuw gepland. Weekly schedule with shifts per member and per department. The moment you save, the team member gets a push "You're scheduled." On any change, a "Shift changed" push goes out and reminders are rescheduled automatically.

  • Zeven vaste afdelingen: ontbijt, bediening, bar, keuken, afwas, housekeeping, receptieSeven fixed departments: breakfast, service, bar, kitchen, dishwash, housekeeping, reception
  • Filter op afdeling of op medewerkerFilter by department or by member
  • Automatische "vergeet niet in te klokken"-push 5 minuten voor shift-start, plus optionele extra herinneringAutomatic "don't forget to clock in" push 5 minutes before start, plus an optional extra reminder
crewbase.app · planningplanning
crewbase planning
- 02

Shift-ruilen. Drietraps en duidelijk. Shift swaps. Three steps, no fog.

Een teamlid vraagt zijn shift weg bij een specifieke collega of zet hem open voor wie wil. De collega accepteert of weigert; daarna bevestigt een manager de uiteindelijke overdracht. A team member offers a shift to a specific colleague or opens it to anyone. The colleague accepts or declines; the manager then confirms the final handover.

  • Open ruil ("voor de markt") of gericht aan één collegaOpen swap ("to the floor") or targeted at one colleague
  • Reden is verplicht, geen mysteriesReason is required, no mystery handovers
  • Pas na manager-bevestiging wisselt de shift effectief van eigenaarThe shift only switches owner after manager confirmation
crewbase shift-ruilen op mobiel
- 03
uniekunique

Voorraad. Met AI-factuurimport. Stock. With AI invoice import.

Volledig voorraadbeheer per afdeling: telrondes, snelle aanpassingen, leveringen, leeggoed, vervaldatums. Upload een factuur of menu als PDF of foto, een eigen AI-laag leest de regels, raadt afdeling, btw en leeggoed, en stelt voor om aan te koppelen aan bestaande items of nieuwe aan te maken. Full stock management per department: count rounds, quick adjustments, deliveries, deposits, expiry dates. Upload an invoice or menu as PDF or photo, an in-house AI layer reads the lines, guesses department, VAT and deposit status, and proposes matches against existing items or new ones to create.

  • Vier afdelingen: keuken, bar, restaurant, housekeepingFour departments: kitchen, bar, restaurant, housekeeping
  • Telrondes met audit-trail per bewegingCount rounds with an audit trail per movement
  • CSV-import én AI-PDF-import voor facturen en menu'sCSV import and AI PDF import for invoices and menus
crewbase.app · voorraadstock
crewbase voorraad
- 04

Urenregistratie. Op een vaste tablet. Time tracking. On a fixed tablet.

Eén tablet aan de kassa, permanent ingelogd als kiosk. Het team klokt in en uit met een persoonlijke 4-cijferige pincode. De manager beheert achteraf per week per medewerker de gerekende uren, gepland, werkelijk en wat er effectief uitbetaald wordt. One tablet at the till, permanently logged in as kiosk. The team clocks in and out with a personal 4-digit PIN. The manager then reviews each week per member: planned, actual and the billable hours that get paid.

  • Pincode versleuteld opgeslagen, niemand ziet hem terugPIN encrypted at rest, never visible again
  • Werknemers kunnen bewust niet via hun eigen telefoon inklokkenMembers deliberately can't clock in from their own phone
  • Push naar management bij elke in- en uitklokkingPush to management on every clock-in and clock-out
crewbase kiosk op iPad
- 05

Notities & meldingen. Op één plek. Notes & alerts. In one place.

Een korte mededeling vanaf de paarse "+" gaat naar het hele team, naar management of naar één afdeling. Elke push, nieuwe shift, taak, ruilaanvraag, lage voorraad, landt ook in de in-app inbox, zodat een gemiste melding nooit weg is. A short note from the purple "+" goes to the whole team, to management or to a single department. Every push, new shift, task, swap request, low stock, also lands in the in-app inbox, so a missed alert is never lost.

  • Doelgroep: iedereen, management of één afdelingAudience: everyone, management, or a single department
  • Push + in-app inbox, niets valt door de mazenPush + in-app inbox, nothing falls through
  • Voor één-op-één gebruik je een waarschuwingFor one-on-one, use a warning
crewbase notities op mobiel
- 06

Financieel. Saldo-administratie per teamlid. Financials. A running balance per member.

Een handmatig loon-saldo en lening-saldo per teamlid: toekenningen, voorschotten, uitbetalingen, leningen, aflossingen. Eén dashboard met drie totalen, een donut van het loon-saldo per dienstverband en de gewerkte uren per dienstverband. A manual wage balance and loan balance per member: allocations, advances, payouts, loans, repayments. One dashboard with three totals, a donut of the wage balance per contract type and the hours worked per contract type.

  • Boekingstypes: Loon (toekennen, voorschot, uitbetaling, correctie) en Lening (uitgeven, aflossing)Entry types: Wage (allocate, advance, payout, correction) and Loan (disburse, repayment)
  • Periode-filters: deze maand, vorige, laatste vier weken, of aangepastPeriod filters: this month, last month, last four weeks, or custom
  • Alleen admin. Elke boeking gelogd met before/after-snapshotAdmin only. Every entry logged with a before/after snapshot
  • Geen automatische loonberekening uren×uurloon, geen bruto/netto, geen RSZ, geen export naar sociaal secretariaatNo automatic wage calculation hours×rate, no gross/net, no payroll taxes, no export to payroll services
- 07

Omzet. Restaurant en hotel, via PDF-import. Revenue. Restaurant and hotel, via PDF import.

Tweedelige module. De restaurant-kant leest Lightspeed-dag-PDF's in (bulk-import van meerdere dagen tegelijk) met revenue-centers, betaalmethodes en btw-splitsing. De hotel-kant (admin-only) leest Lighthouse-PDF's of -Excels in met bezettingsgraden, ADR, RevPAR en omzet per bezette kamer. A two-part module. The restaurant side ingests Lightspeed day-PDFs (bulk import across multiple days) with revenue centers, payment methods and VAT split. The hotel side (admin only) ingests Lighthouse PDFs or Excels with occupancy, ADR, RevPAR and revenue per occupied room.

  • Bulk-import: meerdere dag-PDF's tegelijk inladen, geen handmatige invoer per dagBulk import: multiple day PDFs at once, no manual entry per day
  • KPI's voor totaal bruto, dekkers, gemiddeld per dekker en voortgang tegen maandtargetsKPIs for gross total, covers, average per cover and progress against monthly targets
  • Trend-charts laatste 6 maanden, gestapeld restaurant vs hotelTrend charts over the last 6 months, stacked restaurant vs hotel
  • Geen real-time POS- of PMS-koppeling, alles via PDF of ExcelNo real-time POS or PMS link, everything via PDF or Excel
- 08

Drietalig. NL · FR · EN. Trilingual. NL · FR · EN.

De volledige interface in het Nederlands, Frans en Engels, met 1698 keys per taal die handmatig zijn vertaald. Elk teamlid kiest zijn eigen taal in het profiel; die voorkeur wordt server-side én in localStorage bewaard, zodat alles meteen in de juiste taal verschijnt na inloggen. The full interface in Dutch, French and English, with 1,698 keys per language hand-translated. Each member picks their language in the profile; the preference is stored server-side and in localStorage so everything renders in the right language right after login.

  • Eigen lichtgewicht i18n-laag, fallback naar Nederlands bij ontbrekende keysLightweight in-house i18n layer, fallback to Dutch for missing keys
  • Werkt voor zowel Belgisch (NL/FR-mixed) als internationaal personeelWorks for both Belgian (mixed NL/FR) and international staff
  • Juridische pagina's blijven bewust Nederlands, de NL-versie is de juridische bronLegal pages stay in Dutch by design, the NL version is the legal source
vertrouwentrust

Elke wijziging op gevoelige data wordt getraceerd. Every change on sensitive data is traced.

Elke wijziging op gevoelige gegevens wordt vastgelegd: wie deed wat, wanneer, en hoe het was vóór en na. Zo zijn fouten of conflicten altijd terug te vinden. Alleen zichtbaar voor de admin. Every change on sensitive data is recorded: who did what, when, and how it looked before and after. So mistakes or disputes can always be retraced. Visible to the admin only.

Elke wijzigingEvery change Voor en na bewaardBefore and after kept Alleen adminAdmin only
hoe het werkthow it works

Van setup tot live. From setup to live.

01

SetupSetup

We zetten je afdelingen, functies en teamleden op. Je rooster van vorige week kan mee, geen lege start. We set up your departments, roles and team. Last week's schedule can come along, no blank start.

02

OnboardingOnboarding

Het team voegt crewbase toe aan het beginscherm en logt in. Eén korte uitleg, niet meer. The team adds crewbase to their home screen and logs in. One short walkthrough, that's it.

03

LiveLive

Plannen, ruilen, klokken en communiceren op één plek. Wij blijven bereikbaar voor vragen. Schedule, swap, clock in and communicate, all in one place. We stay reachable for questions.

in de praktijkin practice

Eerst getest in de zaken die het elke dag gebruiken. First tested in the venues that use it every day.

crewbase is gebouwd samen met operationele teams in horeca, niet vanuit een whiteboard, maar vanuit de bar, de keuken en het kantoor erachter. Watermolen Kasterlee is een van de partners waar het systeem in de praktijk wordt verfijnd. crewbase is built alongside operational teams in hospitality, not from a whiteboard, but from the bar, the kitchen and the office behind them. Watermolen Kasterlee is one of the partner venues where the system is being refined in practice.

Lees de Watermolen-caseRead the Watermolen case →
3 → 1
apps voor het teamapps for the team
tot 10 uup to 10 h
per week bespaardsaved per week
wat zit erinwhat's included

Eén aanbod. Alles erin. One offer. Everything in.

Geen pakketten, geen add-ons. Wat je hieronder ziet, krijg je vanaf dag één. No packages, no add-ons. What you see below, you get from day one.

Volledige uitleg per functie · kennisbank →Full per-feature docs · knowledge base →

  • Planning & roostersSchedules Wekelijks rooster per medewerker, per afdeling. Push-melding zodra een shift verschijnt of wijzigt.Weekly schedule per member, per department. Push notifications the moment a shift lands or changes.
  • UrenregistratieTime tracking Inklokken op een vaste tablet aan de kassa met persoonlijke pincode. Manager corrigeert achteraf de gerekende uren.Clock in on a fixed tablet at the till with a personal PIN. Manager adjusts billable hours after the fact.
  • TakenTasks Reguliere afdelingstaken (dagelijks, wekelijks, maandelijks) plus urgente taken voor één persoon. Optioneel verplichte foto als bewijs.Recurring department tasks (daily, weekly, monthly) plus urgent tasks for one person. Optional photo as proof.
  • Shift-ruilenShift swaps Het teamlid vraagt ruil aan bij een collega of zet de shift open. Manager bevestigt de overdracht.A team member requests a swap with a colleague or opens the shift to anyone. The manager confirms the handover.
  • WaarschuwingenWarnings Persoonlijk bericht van management naar één teamlid, algemeen, shift-gebonden of actiepunt. Optioneel met verplicht bewijs.Personal message from management to one team member, general, shift-linked or action item. Optional required proof.
  • DocumentenDocuments Admin uploadt PDF's per medewerker (loonstrook, contract, attest). Gedeelde documenten verschijnen in het mapje van de medewerker.Admin uploads PDFs per member (payslip, contract, certificate). Shared documents appear in the member's own folder.
  • Financieel, saldo-administratieFinancial, running balances Per medewerker een loon-saldo en een lening-saldo. Handmatige boekingen voor toekenningen, voorschotten, uitbetalingen en aflossingen. Alleen admin.A wage balance and a loan balance per member. Manual entries for allocations, advances, payouts and repayments. Admin only.
  • Persoonlijke gegevensPersonal details Teamlid ziet eigen gegevens read-only. Wachtwoord en pincode zelf wijzigbaar; voor de rest een wijzigingsaanvraag naar de admin.Team member sees their own details read-only. Password and PIN are editable; everything else goes through a change request to the admin.
  • Belangrijke infoOperational info Interne kennisbank voor codes, telefoonnummers, openingsuren en toeslagen. Telefoonnummers worden automatisch tap-to-call.Internal hub for codes, phone numbers, opening hours and surcharges. Phone numbers become tap-to-call automatically.
  • Snelle notitiesQuick notes Korte mededeling vanaf de paarse "+" naar het hele team, naar management of naar één afdeling. Direct met push.Short message from the purple "+" to the whole team, to management or to a single department. Push-delivered.
  • uniekunique Voorraad met AI-factuurimportStock with AI invoice import Volledig voorraadbeheer per afdeling: telrondes, snelle aanpassingen, leeggoed, vervaldatums. Upload een factuur of menu als PDF of foto, de AI leest de regels en stelt voor wat er toegevoegd of bijgewerkt wordt.Full stock management per department: count rounds, quick adjustments, deposits, expiry dates. Upload an invoice or menu as PDF or photo, the AI reads the lines and suggests what to add or update.
  • BestellijstenOrder lists Bestellijst per afdeling en leverancier, status van concept tot ontvangen. Bij ontvangst wordt de voorraad automatisch bijgewerkt.Order list per department and supplier, status from draft to received. Stock updates automatically on receipt.
  • Waste-registratieWaste tracking Registreer wat weggegooid wordt, met hoeveelheid en reden. Een eerlijke trail naast de voorraad.Log what gets thrown away, with quantity and reason. An honest trail alongside the stock.
  • PersoneelsbeheerStaff management Goedkeuren van nieuwe aanvragen via een onboarding-wizard, gegevens beheren en accounts activeren of deactiveren.Approve new requests via an onboarding wizard, manage details and activate or deactivate accounts.
  • ToegangsrechtenRoles & permissions Drie rollen, teamlid, management, admin, plus fijne permissies per module en afdeling.Three roles, team member, management, admin, plus fine-grained permissions per module and department.
  • Omzet, restaurant en hotelRevenue, restaurant and hotel Lightspeed-PDF's voor het restaurant en Lighthouse PDF/Excel voor het hotel. Bulk-import, KPI's, maandtargets en trend-charts over zes maanden.Lightspeed PDFs for the restaurant and Lighthouse PDF/Excel for the hotel. Bulk import, KPIs, monthly targets and six-month trend charts.
  • Drietalige interfaceTrilingual interface Nederlands, Frans en Engels met 1698 vertaalde keys per taal. Elk teamlid kiest zijn eigen taal, voorkeur wordt bewaard.Dutch, French and English with 1,698 translated keys per language. Each member picks their own, preference is remembered.
  • Audit-logAudit log Wijzigingstrail op dertien gevoelige tabellen met before/after-snapshot. Verborgen admin-route met filters per tabel, actie en actor.Change trail on thirteen sensitive tables with before/after snapshot. Hidden admin route with filters per table, action and actor.
prijspricing

Reken het zelf uit. Do the math.

Volumestaffel per teamlid. Geen pakketten, geen verrassingen. Per-member rate with volume tiers. No packages, no surprises.

Minimum 5 teamledenMinimum 5 team members
Kosten per maandCost per month
€-
excl. btw · €- per teamlidex. VAT · €- per member
5 t/m 145 to 14 €5,90€5.90 per teamlid / maandper member / month
15 t/m 2915 to 29 €5,40€5.40 per teamlid / maandper member / month
30+ €4,90€4.90 per teamlid / maandper member / month

De prijs daalt automatisch naarmate uw team groeit. Geen opstartkosten. The rate drops automatically as your team grows. No setup fee.

14 dagen vrijblijvend, geen creditcard. 14 days, no commitment, no credit card.

veelgestelde vragenfrequently asked

Vragen die vaak terugkomen. Questions that often come up.

Product & modulesProduct & modules

Is er een app voor het team?Is there an app for the team?
crewbase is een webapp die je in één tik aan je beginscherm toevoegt. Geen app store, geen installatie. (iOS vereist 16.4+ voor push-meldingen.) crewbase is a web app that adds to your home screen in one tap. No app store, no install. (iOS 16.4+ required for push notifications.)
Werkt crewbase samen met onze kassa of POS?Does crewbase integrate with our POS?
Nog niet, POS-integratie zit in ontwikkeling. Op dit moment is de enige externe koppeling de AI-factuurlezer die facturen en menu's automatisch in de voorraad zet. Not yet, POS integration is in development. The only external link today is the AI invoice reader that drops invoices and menus straight into stock.
Hoe werkt de omzet-module?How does the revenue module work?
De module is tweedelig. De restaurant-kant leest Lightspeed-dag-PDF's in (bulk-import van meerdere dagen tegelijk) met revenue-centers, betaalmethodes en btw-splitsing, en toont KPI's voor totaal bruto, dekkers, gemiddeld per dekker en voortgang tegen je maandtarget. De hotel-kant is admin-only en leest Lighthouse-PDF's of -Excels in met bezettingsgraden, ADR, RevPAR en omzet per bezette kamer. Geen live POS- of PMS-koppeling, alles via PDF of Excel. The module is two-part. The restaurant side ingests Lightspeed day-PDFs (bulk import across multiple days) with revenue centers, payment methods and VAT split, and shows KPIs for gross total, covers, average per cover and progress against your monthly target. The hotel side is admin-only and ingests Lighthouse PDFs or Excels with occupancy, ADR, RevPAR and revenue per occupied room. No live POS or PMS link, everything via PDF or Excel.
Wat zit er in het financieel overzicht?What's in the financials overview?
Een handmatige saldo-administratie per teamlid: loon-saldo en lening-saldo. Boekingen voor toekenningen, voorschotten, uitbetalingen, leningen en aflossingen, gegroepeerd per dienstverband (vast, flexi, student, overig). Eén admin-dashboard met drie totalen, een donut van het loon-saldo per dienstverband, de gewerkte uren per dienstverband en filters op deze maand, vorige, laatste vier weken of een eigen periode. Geen automatische berekening uren×uurloon, geen bruto/netto en geen export naar een sociaal secretariaat. A manual running balance per member: wage balance and loan balance. Entries for allocations, advances, payouts, loans and repayments, grouped by contract type (permanent, flexi, student, other). One admin dashboard with three totals, a donut of the wage balance per contract type, hours worked per contract type, and filters by this month, last month, the last four weeks or a custom period. No automatic hours×rate calculation, no gross/net and no export to a payroll service.
In welke talen werkt crewbase?Which languages does crewbase support?
Nederlands, Frans en Engels. De volledige interface is vertaald met 1698 keys per taal. Elk teamlid kiest zijn eigen taal in zijn profiel; die voorkeur blijft bewaard tussen sessies. Juridische pagina's (algemene voorwaarden, privacy) blijven bewust Nederlands. Dutch, French and English. The full interface is translated with 1,698 keys per language. Each member picks their own language in their profile; the preference is remembered between sessions. Legal pages (terms, privacy) stay in Dutch by design.

Praktisch & vertrouwenPractical & trust

Wat kost crewbase per medewerker?What does crewbase cost per team member?
€5,90 per teamlid per maand, excl. btw. Vanaf 5 teamleden, geen opstartkosten. Reken het zelf uit met de calculator hierboven. €5.90 per team member per month, ex. VAT. From 5 members, no setup fee. Run the numbers in the calculator above.
Welke contractvoorwaarden gelden er?What are the contract terms?
crewbase wordt maandelijks gefactureerd en is per drie maanden opzegbaar. Geen opstartkosten. Vanaf vijf teamleden, €5,90 per teamlid per maand. crewbase is billed monthly, with a three-month notice period. No setup fee. From five team members, €5.90 per member per month.
Hoe zit het met support?How does support work?
Support loopt via support@crewbase.io. Wij antwoorden op werkdagen, doorgaans binnen één werkdag. Support runs through support@crewbase.io. We reply on business days, typically within one business day.
Wie is de eigenaar van onze data?Who owns our data?
Jouw data blijft van jou, in een streng beveiligde database waar alleen jij toegang toe hebt. Wij bewaren of verkopen niets. GDPR-conform; volledige verwijdering gebeurt op aanvraag, handmatig door de admin. Your data stays yours, in a strictly secured database that only you can access. We don't keep or sell anything. GDPR-compliant; full deletion is handled on request, manually by the admin.
Aan de slagGet started

Klaar voor de intake? Ready for the intake?

Korte intake, snelle setup. Uw team draait erop binnen enkele dagen. Short intake, quick setup. Your team is up and running within days.

Bekijk aan-de-slag-flowSee the onboarding flow Aan de slagGet started →

Klaar om je team in één app te krijgen? Ready to get your team in one app?

Twintig minuten. Geen verkoop. Aan het eind weten we of crewbase bij je past. A twenty-minute, no-pressure call. By the end we both know if crewbase fits.

+32 475 88 88 18