JuridischLegal

Privacy en cookies. Privacy and cookies.

Hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, welke cookies wij gebruiken en welke rechten u heeft. How we handle your personal data, which cookies we use and what rights you have.

Deze website en de dienst crewbase worden beheerd door: This website and the crewbase service are operated by:

HMI Legacy BV, handelend onder de handelsnaam HMI Agency trading as HMI Agency
Maatschappelijke zetel: Houtum 61, 2460 Kasterlee, België Registered office: Houtum 61, 2460 Kasterlee, Belgium
Ondernemingsnummer / btw: BE 1033.200.151 Company / VAT number: BE 1033.200.151
E-mail: info@hmiagency.com
Telefoon: +32 475 88 88 18 Phone: +32 475 88 88 18

In deze verklaring verwijzen "wij", "ons" en "HMI" naar bovenstaande onderneming. In this statement, "we", "us" and "HMI" refer to the company named above.

Laatst bijgewerkt: 26/05/2026 Last updated: 26/05/2026

1. Inleiding

Wij hechten belang aan uw privacy en verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische wetgeving. Deze verklaring legt uit welke gegevens wij verzamelen, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Deze verklaring geldt voor het gebruik van onze website, voor onze dienstverlening (marketing, website, advertenties, events en aanverwante diensten) en voor de software crewbase.

2. Welke gegevens wij verwerken

Afhankelijk van uw contact met ons verwerken wij:

  • Contactgegevens die u zelf opgeeft via het contactformulier, het intakeformulier of per e-mail/telefoon: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht.
  • Klantgegevens in het kader van een overeenkomst: facturatiegegevens, ondernemingsnummer, correspondentie en projectinformatie.
  • Technische gegevens bij het bezoeken van de website: IP-adres, browsertype, apparaat, bezochte pagina's en tijdstip van bezoek (zie de cookieparagraaf hieronder).
  • crewbase-gegevens: wanneer u crewbase gebruikt, verwerken wij de accountgegevens van de beheerder en de gegevens die u en uw team in de applicatie invoeren (zie sectie 7).

Wij verzamelen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens via de website, tenzij u die zelf vrijwillig in een bericht meedeelt.

3. Waarom wij uw gegevens verwerken en op welke grondslag

  • Om uw vraag of offerteaanvraag te beantwoorden (grondslag: uw verzoek / precontractuele stap).
  • Om onze overeenkomst met u uit te voeren, dienstverlening, crewbase-abonnement en facturatie (grondslag: uitvoering van de overeenkomst).
  • Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals boekhouding en fiscaliteit (grondslag: wettelijke verplichting).
  • Om onze website te beveiligen en te verbeteren (grondslag: ons gerechtvaardigd belang).
  • Voor marketingcommunicatie aan bestaande klanten of na uw toestemming (grondslag: gerechtvaardigd belang respectievelijk toestemming). U kunt zich hier altijd voor uitschrijven.

4. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig:

  • Offerteaanvragen zonder vervolg: maximaal 1 maand.
  • Klantgegevens en facturatie: wettelijke bewaartermijn van 7 jaar (boekhouding).
  • crewbase-gegevens: zolang het account actief is en daarna conform sectie 7.
  • Technische gegevens: zoals vermeld in de cookietabel.

5. Met wie wij uw gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze enkel met:

  • Verwerkers die ons ondersteunen. Met hen sloten wij verwerkersovereenkomsten. Onze belangrijkste verwerkers zijn onze hostingprovider en e-mailprovider, en Cloudflare (infrastructuur voor crewbase).
  • Overheden wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

crewbase draait op de infrastructuur van Cloudflare. Verwerking gebeurt binnen de Europese Economische Ruimte. Mocht een verwerker gegevens buiten de EER verwerken, dan gebeurt dit op basis van passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van uw gegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen. Stuur uw verzoek naar info@hmiagency.com. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van één maand.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

7. crewbase: verwerking namens onze klanten

Wanneer u crewbase gebruikt om uw eigen personeel te beheren (planning, uren, taken, voorraad, interne communicatie), voert u zelf persoonsgegevens van uw teamleden in. Voor die gegevens treedt u op als verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker: wij verwerken die gegevens uitsluitend in uw opdracht en om de dienst te leveren.

De afspraken hierover (beveiliging, bewaring, teruggave en verwijdering bij beëindiging, subverwerkers) leggen wij vast in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang.

Cookieverklaring

Wat zijn cookies

Cookies zijn kleine bestanden die bij een bezoek aan onze website op uw apparaat worden geplaatst. Sommige zijn noodzakelijk om de site te laten werken, andere helpen ons de site te verbeteren of worden gebruikt voor analyse.

Uw toestemming

Onze website plaatst op dit moment alleen noodzakelijke cookies (uw taalkeuze en een technische sessiecookie). Daarvoor is geen toestemming vereist. Zodra wij analytische of marketingcookies inzetten, vragen wij uw toestemming via een cookiebanner en wordt deze verklaring bijgewerkt.

Welke cookies wij gebruiken

Cookie Type Doel Bewaartermijn
hmi-lang Noodzakelijk Onthoudt uw taalkeuze (NL/EN) 1 jaar
Sessiecookie Noodzakelijk Technische werking van de site Sessie

Cookies beheren

U kunt cookies altijd weigeren of verwijderen via uw browserinstellingen. Het uitschakelen van noodzakelijke cookies kan de werking van de site beperken.

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De meest recente versie staat steeds op deze pagina, met vermelding van de datum van laatste wijziging bovenaan.

Vragen? Contacteer ons via info@hmiagency.com.

1. Introduction

Your privacy matters to us. We process personal data in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) and Belgian law. This statement explains what data we collect, why, how long we retain it and what rights you have.

It applies to use of our website, to our services (marketing, websites, advertising, events and related services), and to the crewbase software.

2. What data we process

Depending on how you contact us, we may process:

  • Contact details you provide yourself via the contact form, intake form or by email or phone: name, company name, email address, phone number and the content of your message.
  • Client data as part of an engagement: billing details, company number, correspondence and project information.
  • Technical data when you visit the website: IP address, browser type, device, pages visited and time of visit (see the cookie section below).
  • crewbase data: when you use crewbase we process the administrator's account details and the data you and your team enter into the application (see section 7).

We do not collect special categories of personal data through the website, unless you voluntarily share them in a message.

3. Why we process your data, and on what basis

  • To respond to your enquiry or quote request. Basis: your request, or a pre-contractual step.
  • To perform our agreement with you (service delivery, crewbase subscription, billing). Basis: performance of the contract.
  • To comply with legal obligations (accounting, tax). Basis: legal obligation.
  • To secure and improve our website. Basis: our legitimate interest.
  • For marketing communication to existing clients, or following your consent. Basis: legitimate interest, or consent respectively. You can unsubscribe at any time.

4. How long we keep your data

We do not retain personal data longer than necessary:

  • Quote requests without follow-up: up to 1 month.
  • Client data and billing: legal retention period of 7 years (accounting).
  • crewbase data: for as long as the account is active, and afterwards as set out in section 7.
  • Technical data: as set out in the cookie table.

5. Who we share your data with

We never sell your data. We only share it with:

  • Processors who support us, under data processing agreements. Our main processors are our hosting and email provider, and Cloudflare (infrastructure for crewbase).
  • Public authorities where we are legally required to do so.

crewbase runs on the infrastructure of Cloudflare. Processing takes place within the European Economic Area. Should a processor process data outside the EEA, this takes place under appropriate safeguards, such as the European Commission's standard contractual clauses.

6. Your rights

You have the right to access, rectification, erasure, restriction and portability of your data, and the right to object to certain processing. Send your request to info@hmiagency.com. We respond within the statutory period of one month.

If you are not satisfied with how we handle your data, you can file a complaint with the Belgian Data Protection Authority (Drukpersstraat 35, 1000 Brussels, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

7. crewbase: processing on behalf of our clients

When you use crewbase to manage your own staff (scheduling, hours, tasks, stock, internal communication), you enter personal data of your team members. For that data you act as the controller and we act as the processor: we process that data solely on your instructions and to deliver the service.

The arrangements (security, retention, return and deletion on termination, sub-processors) are set out in a separate data processing agreement.

8. Security

We take appropriate technical and organisational measures to protect your data against loss, misuse and unauthorised access.

Cookie statement

What cookies are

Cookies are small files placed on your device when you visit our website. Some are necessary for the site to work; others help us improve the site or are used for analytics.

Your consent

Our website currently only places necessary cookies (your language choice and a technical session cookie). No consent is required. Once we introduce analytics or marketing cookies, we will ask your consent through a cookie banner and update this statement.

Which cookies we use

Cookie Type Purpose Retention
hmi-lang Necessary Remembers your language choice (NL/EN) 1 year
Session cookie Necessary Technical operation of the site Session

Managing cookies

You can always refuse or delete cookies through your browser settings. Disabling necessary cookies may limit how the site works.

Changes

We may update this statement. The most recent version is always available on this page, with the date of the latest change noted at the top.

Questions? Contact us at info@hmiagency.com.