crewbase kennisbank. crewbase knowledge base.

Planning / roostersSchedules #

Een manager wijst wekelijks shifts toe aan medewerkers per afdeling. Elk teamlid ziet zijn eigen week op zijn telefoon en krijgt automatisch een push bij elke nieuwe of gewijzigde shift.A manager assigns weekly shifts to team members per department. Every member sees their own week on their phone and gets an automatic push for every new or changed shift.

1. Open Planning maken in de zijbalk.Open Make schedule in the sidebar.
2. Navigeer met de pijltjes tussen weken of klik op "Vandaag".Move between weeks with the arrows or click "Today".
3. Lege dag: tik op "Tik om een shift toe te voegen". Dag met shifts: gebruik de + Shift-knop.Empty day: tap "Tap to add a shift". Day with shifts: use the + Shift button.
4. Kies een actieve medewerker uit de lijst.Pick an active member from the list.
5. Vul datum, starttijd, eindtijd en afdeling in. Eventueel een korte notitie ("gala-avond").Fill in date, start, end and department. Optionally a short note ("gala night").
6. Eventueel: kies een herinnering vooraf (1u / 2u / 4u / 12u / 24u of zelf in te vullen). Bovenop dit alles stuurt het systeem altijd een "vergeet niet in te klokken"-push 5 minuten voor shift-start.Optionally: pick a reminder ahead of time (1h / 2h / 4h / 12h / 24h or custom). On top of that, the system always sends a "don't forget to clock in" push 5 minutes before start.
7. Klik Opslaan. De medewerker krijgt meteen een push "Je staat ingepland".Click Save. The member instantly gets a push "You're scheduled".
8. Bestaande shift bewerken: tik erop in het overzicht → wijzig of klik "Verwijderen". Bij wijzigen volgt een push "Shift gewijzigd" en worden oude herinneringen opgeruimd en opnieuw gepland.Edit an existing shift: tap it in the overview → change or click "Delete". On change, a "Shift changed" push goes out and old reminders are cleaned up and rescheduled.

• Vaste afdelingen: Ontbijt, Bediening, Bar, Keuken, Afwas, Housekeeping, Receptie.Fixed departments: Breakfast, Service, Bar, Kitchen, Dishwash, Housekeeping, Reception.
• Filter op afdeling of op medewerker in het weekoverzicht.Filter the weekly view by department or by member.
• Herinneringen per shift instelbaar; de 5-minuten-voor-start staat altijd aan.Reminders are configurable per shift; the 5-minute-before-start one is always on.
• Notitieveld: vrije tekst, maximaal 500 tekens.Note field: free text, up to 500 characters.

• Manager & admin: shifts aanmaken, wijzigen en verwijderen voor iedereen.Manager & admin: create, edit and delete shifts for anyone.
• Teamlid: ziet de eigen week onder Mijn planning. Kan via een shift een ruilaanvraag starten, niet zelf shifts toevoegen of wijzigen.Team member: sees their own week under My schedule. Can start a swap request from a shift, cannot add or edit shifts directly.

Kan ik shifts kopiëren van vorige week?Can I copy shifts from last week?

Nee, kopieer-week of weeksjablonen zijn er niet. Elke shift wordt apart aangemaakt.No, copy-week or weekly templates aren't available. Each shift is created individually.

Waarschuwt het systeem bij dubbele shifts voor dezelfde persoon?Does the system warn about overlapping shifts for the same person?

Nee, overlap-detectie is niet ingebouwd. De manager moet zelf opletten.No, overlap detection isn't built in. The manager needs to watch for it.

Kan ik bezettingsregels instellen ("minimum 3 in keuken")?Can I set staffing rules ("minimum 3 in kitchen")?

Nee, dat soort regels bestaat niet.No, those rules don't exist.

Werkt drag-and-drop tussen medewerkers?Does drag-and-drop work between members?

Nee. Open de shift en kies een andere medewerker om hem over te zetten.No. Open the shift and pick a different member to reassign it.

Excel-import?Excel import?

Nee. Alles wordt manueel ingevoerd.No. Everything is entered manually.

• Overlap-detectie, bezettingsregels, kopieer-week, drag-and-drop tussen medewerkers, Excel-import.Overlap detection, staffing rules, copy-week, drag-and-drop between members, Excel import.
• Afdelingen toevoegen vereist een database-migratie, de 7 afdelingen liggen vast.Adding departments requires a database migration, the 7 are fixed.

UrenregistratieTime tracking #

Het team klokt in en uit op een vaste tablet aan de kassa met een persoonlijke pincode. De manager beheert achteraf per medewerker per week de werkelijk gerekende uren.The team clocks in and out on a fixed tablet at the till with a personal PIN. The manager then reviews each week per member: what hours actually get billed.

1. Loop naar de tablet aan de kassa, die staat altijd ingelogd.Walk up to the tablet at the till, it's always logged in.
2. Tik je naam aan (gegroepeerd per dienstverband: Management / Vast / Flexi / Student).Tap your name (grouped by contract type: Management / Permanent / Flexi / Student).
3. Voer je 4-cijferige pincode in.Enter your 4-digit PIN.
4. Tik Inklokken of Uitklokken, het systeem wisselt automatisch op basis van je laatste registratie.Tap Clock in or Clock out, the system toggles based on your last entry.
5. Een groene bevestiging verschijnt: je bent geregistreerd.A green confirmation appears: you're registered.

1. Open Mijn gegevens op je telefoon → Inklok-pincode wijzigen.Open My details on your phone → Change clock-in PIN.
2. Kies een 4-cijferige code en bevestig. Vanaf nu gebruik je die op de tablet.Pick a 4-digit code and confirm. From now on, use it on the tablet.

1. Open Uren beheren in de zijbalk (admin-only).Open Manage hours in the sidebar (admin only).
2. Kies een medewerker en een week.Pick a member and a week.
3. Per dag zie je: Gepland (uit het rooster), Werkelijk (eerste in → laatste uit), Verschil, en Gerekend (manueel veld voor wat effectief uitbetaald wordt).Per day you see: Planned (from the schedule), Actual (first in → last out), Difference, and Billable (manual field for what actually gets paid).
4. Vul "Gerekend" in als 7:30 of 7.5 en voeg eventueel een opmerking toe ("kwam te laat, gerekend vanaf 11:30").Fill "Billable" as 7:30 or 7.5 and add a note if needed ("arrived late, billed from 11:30").
5. Wijzigingen worden opgeslagen op het moment van invullen.Changes save the moment you enter them.

• Pincode: 4 tot 6 cijfers. Bcrypt-gehasht op de server, niemand kan een PIN terugzien.PIN: 4 to 6 digits. Bcrypt-hashed server-side, nobody can read it back.
• Personeelsmaaltijden: aantal en notitie per dag, in het admin-override-scherm.Staff meals: count and note per day, in the admin override screen.

• Teamlid: klokt enkel via de tablet, kan niet via de eigen telefoon (bewust uitgeschakeld).Team member: only clocks in via the tablet, never from their own phone (deliberately disabled).
• Manager: krijgt automatisch een push bij elke in- en uitklokking.Manager: gets a push automatically on every clock-in and clock-out.
• Admin: kan via "Uren beheren" voor elke medewerker de gerekende uren corrigeren.Admin: can correct billable hours per member via "Manage hours".

Kan ik vanaf mijn telefoon inklokken?Can I clock in from my phone?

Nee. Werknemers klokken alleen via de fysieke tablet. Admin/management kunnen één override-flow openen voor uitzonderlijke gevallen.No. Members only clock via the physical tablet. Admin/management can open a one-off override flow for exceptions.

Wat als ik vergeet uit te klokken?What if I forget to clock out?

Het systeem klokt niet automatisch uit. Je registratie blijft "ingeklokt" tot je effectief uitklokt of de admin het corrigeert.The system doesn't clock out automatically. Your entry stays "clocked in" until you do, or the admin corrects it.

Worden pauzes automatisch afgetrokken?Are breaks deducted automatically?

Nee. De admin past dat manueel toe in het "Gerekend"-veld.No. The admin handles that manually in the "Billable" field.

Overuren en feestdagtoeslagen?Overtime and holiday surcharges?

Niet automatisch berekend.Not calculated automatically.

Exporteren naar Excel of sociaal secretariaat?Export to Excel or a payroll provider?

Geen export, geen integratie met Acerta, Securex, SD Worx of Partena.No export, no integration with Acerta, Securex, SD Worx or Partena.

• Automatische pauze-aftrek, overuren- of feestdag-rekenmotor, automatische uitklok, GPS-/IP-binding van de kiosk, export naar CSV/Excel of sociaal secretariaat.Automatic break deduction, overtime or holiday calculation, automatic clock-out, GPS/IP binding of the kiosk, export to CSV/Excel or payroll providers.

TakenTasks #

Twee soorten naast elkaar: reguliere afdelingstaken (terugkerend of eenmalig voor een hele afdeling) en urgente taken (eenmalig voor één specifieke persoon op één datum).Two kinds side by side: recurring department tasks (repeating or one-off for a whole department) and urgent tasks (one-off for a specific person on a specific date).

1. Open Taken beheren → Nieuwe taak.Open Manage tasks → New task.
2. Geef titel, beschrijving en kies een afdeling.Add a title, description and pick a department.
3. Kies herhaling: eenmalig / dagelijks / wekelijks / maandelijks. Bij wekelijks of maandelijks: kies de specifieke dag.Pick a repeat: one-off / daily / weekly / monthly. For weekly or monthly: pick the specific day.
4. Optioneel: zet Bewijs verplicht aan, de medewerker moet dan een foto of PDF uploaden vóór hij kan afvinken.Optionally: turn on Proof required, the member must upload a photo or PDF before they can check it off.
5. Sla op. De hele afdeling krijgt een push "Nieuwe taak".Save. The whole department gets a push "New task".

1. Open Taken beheren → rode knop Urgente taak.Open Manage tasks → red Urgent task button.
2. Kies medewerker, datum, titel, beschrijving. Eventueel: notities, "Bewijs verplicht", reminder X uur vooraf.Pick member, date, title, description. Optionally: notes, "Proof required", reminder X hours ahead.
3. Sla op. De toegewezen persoon krijgt onmiddellijk een push.Save. The assigned person gets an instant push.

1. Open Mijn taken.Open My tasks.
2. Tik op een taak. Indien bewijs verplicht: upload eerst een foto/PDF.Tap a task. If proof is required: upload a photo/PDF first.
3. Vink af. Collega's zien wie deze taak voor deze periode gedaan heeft.Check it off. Colleagues see who did it for this period.

Subtaken of een checklist binnen één taak?Subtasks or a checklist inside one task?

Nee.No.

Kunnen meerdere mensen tegelijk afvinken?Can multiple people check off at the same time?

Per periode wint de eerste die afvinkt. De taak is "deze week gedaan" zodra één persoon hem afvinkt; anderen zien dat hij gedaan is.Per period the first to check it wins. The task is "done this week" once one person checks it; the rest see it's done.

Commentaar onder een taak?Comments under a task?

Nee.No.

Statistieken per medewerker?Stats per member?

Nee.No.

Shift-ruilenShift swaps #

Een teamlid biedt zijn shift aan, aan een specifieke collega of open voor wie wil. Een manager bevestigt uiteindelijk de overdracht.A team member offers their shift, to a specific colleague or open to anyone. A manager confirms the handover.

1. Open Mijn planning → tik op de shift die je wil weggeven.Open My schedule → tap the shift you want to offload.
2. Klik Ruil aanvragen.Click Request swap.
3. Kies "open voor iedereen" of selecteer een specifieke collega.Choose "open to anyone" or pick a specific colleague.
4. Vul een reden in (verplicht) en verstuur. De ontvangers krijgen een push.Add a reason (required) and send. The recipients get a push.

1. Open Shift ruilen in de zijbalk.Open Swap shift in the sidebar.
2. Onder "Voor mij" of "Open ruilen" zie je de aanvraag.Under "For me" or "Open swaps" you see the request.
3. Kies Overnemen of Weigeren. Bij overnemen gaat de aanvraag naar status "wacht op admin".Choose Take over or Decline. Taking it over moves the request to "waiting on admin".

1. Open Ruilaanvragen in de zijbalk.Open Swap requests in the sidebar.
2. Tab "Wacht op admin": je ziet wie wat overneemt en waarom.Tab "Waiting on admin": see who's taking what and why.
3. Klik Goedkeuren (shift wisselt van eigenaar, beide partijen krijgen een push) of Weigeren.Click Approve (shift switches owner, both sides get a push) or Decline.

Kan een ruil automatisch doorgaan zonder admin?Can a swap go through without admin?

Nee, admin moet altijd bevestigen.No, admin always has to confirm.

Krijgt de aanvrager een melding bij admin-weigering?Does the requester get a notification on admin decline?

Nee, weigering wordt niet via push gecommuniceerd. De status verandert wel zichtbaar in de app.No, decline isn't pushed. The status does change visibly in the app.

Halve shift ruilen?Half-shift swap?

Nee, een swap is altijd voor de volledige shift.No, a swap always covers the full shift.

Wat als twee collega's tegelijk dezelfde open shift overnemen?What if two colleagues take the same open shift at once?

Wie eerst klikt wint; de ander krijgt "Een collega heeft deze ruil al overgenomen".First to click wins; the other gets "A colleague has already taken this swap".

WaarschuwingenWarnings #

Persoonlijk bericht van management naar één teamlid, een opmerking, een verbeterpunt of een actie. Optioneel kan een verplicht bewijs gevraagd worden (attest, foto).Personal message from management to one team member, a comment, an improvement point or an action. Optionally proof can be required (certificate, photo).

1. Open Waarschuwingen → tab "Verstuurd" → Nieuwe waarschuwing.Open Warnings → "Sent" tab → New warning.
2. Kies ontvanger en categorie: Algemeen (vrije tekst), Shift-gebonden (gekoppeld aan een specifieke shift), of Actie (actiepunt).Pick recipient and category: General (free text), Shift-linked (tied to a specific shift), or Action (action item).
3. Vul onderwerp en bericht in. Eventueel: Bewijs verplicht.Fill in subject and message. Optionally: Proof required.
4. Verstuur. De medewerker krijgt een push.Send. The member gets a push.

1. Open Waarschuwingen → tab "Ontvangen". Lees, markeer als gelezen.Open Warnings → "Received" tab. Read, mark as read.
2. Als bewijs verplicht was: upload een foto of PDF, daarna afsluiten.If proof was required: upload a photo or PDF, then close.

Naar meerdere mensen tegelijk?To multiple people at once?

Nee, één-op-één. Voor groepsberichten gebruik je Notities.No, one-on-one. For group messages use Notes.

Kan een medewerker reageren?Can a member reply?

Nee, dit is een eenrichtingskanaal met bevestiging van ontvangst.No, this is one-way with read confirmation.

HR-audit-trail of escalatie-niveaus?HR audit trail or escalation levels?

Nee.No.

NotitiesNotes #

Korte mededeling naar een groep collega's. Iedereen kan een notitie sturen naar een doelgroep (heel team, management, één afdeling). Ontvangers krijgen direct een push.A short message to a group of colleagues. Anyone can send a note to an audience (whole team, management, one department). Recipients get an instant push.

1. Tik op de paarse "+"-knop rechtsboven (op elk scherm).Tap the purple "+" button top right (on any screen).
2. Kies een doelgroep: Iedereen / Management / Keuken / Bediening / Bar / Receptie / Housekeeping / Ontbijt.Pick an audience: Everyone / Management / Kitchen / Service / Bar / Reception / Housekeeping / Breakfast.
3. Typ je bericht (maximum 2000 tekens). Klik Verstuur (of ⌘+Enter / Ctrl+Enter).Type your message (up to 2000 characters). Click Send (or ⌘+Enter / Ctrl+Enter).
4. Iedereen in de doelgroep krijgt direct een push en ziet de notitie in zijn inbox.Everyone in the audience gets an instant push and sees the note in their inbox.

1. Tik op het bel-icoon rechtsboven of open Notities.Tap the bell icon top right or open Notes.
2. Bovenaan staan nieuwe meldingen van alle modules. Klik Alles gelezen om die te markeren.New alerts from every module live at the top. Click Mark all read.
3. Onder "Inkomend" staan notities. Klik Afgehandeld om er een weg te zetten, wie als eerste klikt, wint (één keer afgehandeld voor de hele groep).Notes sit under "Incoming". Click Done to clear one, first to click wins (handled once for the whole group).

• Iedereen mag notities sturen naar elke bucket.Anyone can send notes to any bucket.
• Management/admin zien alle inkomende afdelings-notities; teamleden zien enkel notities voor hun eigen bucket of "Iedereen".Management/admin see all incoming department notes; team members only see notes for their own bucket or "Everyone".

Antwoorden op een notitie?Reply to a note?

Nee, geen thread of reply.No, no threads or replies.

Naar één specifieke persoon?To one specific person?

Nee, alleen groepen. Voor één-op-één gebruik je Waarschuwingen.No, groups only. For one-on-one use Warnings.

Bijlagen?Attachments?

Nee.No.

Wat als push niet werkt op iOS?What if push doesn't work on iOS?

iOS vereist 16.4+ én de app moet aan het beginscherm staan. Anders komt er geen push door, maar de notitie verschijnt nog altijd in de inbox.iOS requires 16.4+ and the app must be added to the home screen. Otherwise no push, but the note still lands in the inbox.

Persoonlijke gegevensPersonal details #

Een teamlid ziet zijn eigen gegevens read-only. Wijzigingen lopen via een aanvraag naar de admin. Wel zelf wijzigbaar: het wachtwoord en de inklok-pincode.A team member sees their own details read-only. Changes go through a request to the admin. Editable by the member: their password and the clock-in PIN.

1. Open Mijn gegevens → Wijziging aanvragen.Open My details → Request change.
2. Beschrijf wat er moet aangepast worden ("Mijn IBAN is gewijzigd naar BE12 …").Describe what needs to change ("My IBAN changed to BE12 …").
3. Verstuur. Management krijgt automatisch een push met de aanvraag en een link naar je profiel.Send. Management gets an automatic push with the request and a link to your profile.

1. Open Mijn gegevens → Wachtwoord wijzigen.Open My details → Change password.
2. Voer een nieuw wachtwoord van minstens 8 tekens in en bevestig. Bij de volgende login gebruik je het nieuwe.Enter a new password of at least 8 characters and confirm. Use it on your next login.

1. Open Mijn gegevens → Inklok-pincode wijzigen.Open My details → Change clock-in PIN.
2. Voer een 4-cijferige code in. Vanaf nu gebruik je die op de kassa-tablet.Enter a 4-digit code. From now on, use it on the till tablet.

1. Open Mijn gegevens → Taal.Open My details → Language.
2. Kies NL, FR of EN. De interface schakelt onmiddellijk over en je voorkeur blijft bewaard. Volledige uitleg in het artikel Meertaligheid.Pick NL, FR or EN. The interface switches over immediately and the preference is kept. Full details in the Languages article.

Waarom kan ik mijn adres niet zelf wijzigen?Why can't I change my address myself?

Bewuste keuze: gevoelige gegevens (IBAN, rijksregisternummer, contracttype) worden vergrendeld om fouten en fraude te voorkomen. Een wijzigingsaanvraag is altijd vlot, admin krijgt onmiddellijk een push.By design: sensitive fields (IBAN, national ID, contract type) are locked to prevent mistakes and fraud. A change request is quick, admin gets an instant push.

Kan ik mijn eigen ID-kaart-foto bekijken?Can I see my own ID card photo?

Nee, eens geüpload zijn die foto's enkel zichtbaar voor de admin.No, once uploaded those photos are only visible to the admin.

Tweestapsverificatie (2FA)?Two-factor authentication?

Niet ingebouwd.Not built in.

VoorraadStock #

Voorraadbeheer per afdeling (Keuken, Bar, Restaurant, Housekeeping). Beheer items met hoeveelheden, prijzen, btw-tarieven, leeggoed, vervaldatums en leveranciers. Doe periodieke telrondes, snelle aanpassingen bij leveringen of verbruik, en gebruik AI om facturen automatisch in te lezen.Stock management per department (Kitchen, Bar, Restaurant, Housekeeping). Manage items with quantities, prices, VAT rates, deposits, expiry dates and suppliers. Run count rounds, do quick adjustments on delivery or consumption, and use AI to read invoices automatically.

1. Open Voorraad → kies een afdeling → + Nieuw item.Open Stock → pick a department → + New item.
2. Vul minstens naam, eenheid, huidige hoeveelheid en minimum-drempel in. Eventueel: categorie, inkoopprijs excl/incl btw, verkoopprijs, statiegeld, btw-tarief (6/12/21), notities, vervaldatum, leverancier, sublocatie.Fill in at least name, unit, current quantity and minimum threshold. Optionally: category, purchase price ex/incl VAT, sale price, deposit, VAT rate (6/12/21), notes, expiry, supplier, sub-location.
3. Markeer als "leeggoed" indien van toepassing. Sla op.Mark as "deposit" if applicable. Save.

1. Tik op een item → + / − Aanpassen.Tap an item → + / − Adjust.
2. Kies type: snelle aanpassing / levering / verbruik / correctie. Vul delta (positief of negatief) en eventueel een notitie in.Pick type: quick adjustment / delivery / consumption / correction. Enter a delta (positive or negative) and an optional note.
3. Sla op, voorraad wordt direct aangepast en geboekt in de bewegings-audit.Save, stock updates instantly and is logged in the movement audit.

1. Klik Start telronde voor de afdeling.Click Start count for the department.
2. Per item vul je de werkelijk getelde hoeveelheid in.For each item, enter the actual counted quantity.
3. Klik Telronde afronden. Het systeem werkt voorraad bij en logt de aanpassingen.Click Finish count. The system updates stock and logs the adjustments.

1. Klik Importeer via AI → upload een PDF of foto van de factuur of het menu.Click Import via AI → upload a PDF or photo of the invoice or menu.
2. Het systeem leest de regels en stelt voor: bestaande items koppelen of nieuwe aanmaken, met geraden afdeling, btw en leeggoed-status.The system reads the lines and proposes: match existing items or create new ones, with guessed department, VAT and deposit status.
3. Controleer per regel en bevestig.Review line by line and confirm.

• Afdelingen: keuken, bar, restaurant, housekeeping. Receptie heeft géén voorraad.Departments: kitchen, bar, restaurant, housekeeping. Reception has no stock.
• Filters: zoek, categorie, status (laag/ok), sortering (naam, voorraad, vervaldatum, waarde).Filters: search, category, status (low/ok), sort (name, stock, expiry, value).
• Bulk-acties: archiveren, verplaatsen tussen afdelingen, btw wijzigen, naar leeggoed verplaatsen.Bulk actions: archive, move between departments, change VAT, move to deposit.
• Permissies per afdeling toe te kennen.Permissions can be granted per department.

• Admin/management: volledige toegang per afdeling.Admin/management: full access per department.
• Teamlid: enkel toegang als de voorraad-permissie voor die afdeling is toegekend.Team member: access only if granted the stock permission for that department.

Barcode scannen?Barcode scanning?

Nee.No.

Receptenbeheer (gerecht = X ingrediënten)?Recipe management (dish = X ingredients)?

Nee.No.

FIFO/LIFO of batch-tracking?FIFO/LIFO or batch tracking?

Nee.No.

Stelt het systeem automatisch een bestellijst voor op basis van laagvoorraad?Does the system auto-suggest an order list from low stock?

Niet automatisch, er is wel een laagvoorraad-lijst, maar de bestellijst maak je zelf aan.Not automatically, there's a low-stock list, but you build the order list yourself.

Werkt de AI-import 100%?Does the AI import work 100%?

Werkt goed voor duidelijke facturen, maar moet altijd manueel nagekeken worden. Vereist een actieve AI-koppeling van de leverancier (per gebruik gefactureerd).Works well for clean invoices, but always needs a manual check. Needs an active AI link from the supplier (billed per use).

Receptie heeft toch ook voorraad nodig (handdoeken, badproducten)?Doesn't Reception also need stock (towels, toiletries)?

Voorlopig uitgesloten, staat onder Housekeeping als alternatief.Currently excluded, sits under Housekeeping as the workaround.

BestellijstenOrder lists #

Aparte bestellijsten per afdeling en leverancier. Status: concept → verzonden → ontvangen → geannuleerd. Bij ontvangst wordt de voorraad automatisch bijgewerkt.Separate order lists per department and supplier. Status: draft → sent → received → cancelled. On receipt, stock updates automatically.

1. Open Bestellijsten → kies een afdeling → + Nieuwe bestellijst.Open Order lists → pick a department → + New order list.
2. Vul de leverancier in (vrije tekst).Add the supplier (free text).
3. Voeg items toe vanuit de voorraad met te-bestellen-hoeveelheden. Sla op als concept.Add items from stock with quantities to order. Save as draft.
4. Wanneer je effectief bestelt: zet de status op Verzonden.When you actually place the order: set status to Sent.
5. Bij levering: vink de ontvangen items af met effectieve hoeveelheid (kan afwijken van besteld). Zet status op Ontvangen, voorraad wordt automatisch bijgewerkt.On delivery: tick off received items with the actual quantity (may differ from ordered). Set status to Received, stock updates automatically.

Wordt de bestelling automatisch naar de leverancier gemaild?Is the order auto-emailed to the supplier?

Nee. "Verzenden" wijzigt enkel de status in de app. Contacteer je leverancier zelf (telefoon, mail, app).No. "Sent" only changes the status in the app. You contact the supplier yourself (phone, email, app).

PDF-export van de bestellijst?PDF export of the order list?

Nee.No.

Controle factuurprijs vs besteld?Invoice price vs ordered price check?

Nee.No.

Analyse per leverancier (wat besteden we per maand bij X)?Analysis per supplier (monthly spend at X)?

Nee.No.

WasteWaste #

Registratie van weggegooid voedsel of materiaal: wat, hoeveel, waarom.Log what gets thrown out: what, how much, why.

1. Open Waste → + Nieuw.Open Waste → + New.
2. Kies een voorraad-item (of vul vrije tekst in als het item niet bestaat).Pick a stock item (or enter free text if the item doesn't exist).
3. Vul hoeveelheid, reden en eventueel een notitie in. Sla op.Fill in quantity, reason and optionally a note. Save.

• Redenen: bedorven / gebroken / gemorst / vervallen / fout bereid / anders.Reasons: spoiled / broken / spilled / expired / wrong preparation / other.
• Aparte module-permissie ("waste") voor teamleden.Separate module permission ("waste") for team members.

Wordt de voorraad automatisch verminderd bij een waste-registratie?Does stock auto-decrease on a waste entry?

Nee, de waste-module is een aparte registratie. Voor effectieve voorraad-aftrek doe je een "verbruik"-aanpassing in Voorraad.No, waste is a separate log. For actual stock deduction, run a "consumption" adjustment in Stock.

Foto toevoegen?Add a photo?

Nee.No.

Rapportage of grafiek van waste-trends?Reports or trend charts for waste?

Nee.No.

OmzetRevenue #

Tweedelige module. De restaurant-kant leest Lightspeed-dag- en meerdaagse PDF's in; de hotel-kant (admin-only) leest Lighthouse-PDF's of -Excels in. Alles via bestand-upload, geen live POS- of PMS-koppeling.A two-part module. The restaurant side ingests Lightspeed day and multi-day PDFs; the hotel side (admin only) ingests Lighthouse PDFs or Excels. All via file upload, no live POS or PMS link.

1. Open Omzet in de zijbalk.Open Revenue in the sidebar.
2. Bovenaan staat een maandkiezer (← →).A month picker sits up top (← →).
3. Drie blokken: maandtotaal restaurant, maandtotaal hotel (alleen admin) en een trend-bar over de laatste zes maanden, gestapeld restaurant vs hotel.Three blocks: monthly restaurant total, monthly hotel total (admin only) and a six-month trend bar, stacked restaurant vs hotel.
4. Onderaan een lijst recente imports met datum en bedrag, doorklikbaar.A list of recent imports with date and amount at the bottom, click-through.

1. Open Omzet → Restaurant.Open Revenue → Restaurant.
2. Klik Lightspeed PDF importeren en upload één Lightspeed K-Series "Bedrijfsrapport". De parser herkent automatisch een dag- of meerdaags-rapport, leest omzetgroepen, betaalmethodes en btw-splitsing, en mapt elke groep naar een revenue-center.Click Import Lightspeed PDF and upload one Lightspeed K-Series "Business report". The parser auto-detects day or multi-day, reads revenue groups, payment methods and VAT split, and maps each group to a revenue center.
3. Voor meerdere rapporten ineens: klik Bulk-import en sleep meerdere PDF's. Elk bestand wordt apart geparsed en geboekt.For several reports at once: click Bulk import and drag multiple PDFs. Each file is parsed and booked separately.
4. Bevestig per regel of overschrijf de voorgestelde mapping.Confirm per line or override the suggested mapping.

• Periode-kiezer: week, maand of aangepaste range.Period picker: week, month or custom range.
• KPI-kaarten: totaal bruto, dekkers, gemiddeld per dekker, voortgang tegen maandtarget.KPI cards: gross total, covers, average per cover, progress against monthly target.
• Dag-bar voor de geselecteerde periode en btw-tarief-uitsplitsing (0 / 6 / 12 / 21).Day-bar for the selected period and VAT split (0 / 6 / 12 / 21).
• Maandtargets instellen via Doel instellen.Set monthly targets via Set target.

1. Open Omzet → Hotel.Open Revenue → Hotel.
2. Upload één PDF of XLSX/XLS van het Lighthouse-managementrapport. De parser herkent dag of maand automatisch.Upload one PDF or XLSX/XLS of the Lighthouse management report. The parser auto-detects day or month.
3. Bulk-import accepteert meerdere bestanden, gemengd PDF en Excel.Bulk import accepts several files, mixed PDF and Excel.
4. Per dag of maand wordt opgeslagen: bezetting (kamers en bedden, bezettingsgraad, frequency-index), netto-omzet uitgesplitst (kamers, F&B-extras, hotel-extras, overige, Lightspeed K-Series), KPI's (ADR, RevPAR, omzet per bezette kamer, inkomsten per persoon) en toeristenbelasting.Per day or month, stored: occupancy (rooms and beds, occupancy rate, frequency index), net revenue split out (rooms, F&B extras, hotel extras, other, Lightspeed K-Series), KPIs (ADR, RevPAR, revenue per occupied room, income per person) and tourist tax.

• Admin: volledige toegang, inclusief hotel-data.Admin: full access, including hotel data.
• Management: enkel restaurant-omzet, mits de "omzet"-permissie.Management: restaurant revenue only, with the "revenue" permission.
• Teamlid: geen toegang tenzij de "omzet"-permissie expliciet toegekend is.Team member: no access unless the "revenue" permission is explicitly granted.

Is er een live koppeling met Lightspeed of Lighthouse?Is there a live link to Lightspeed or Lighthouse?

Nee. Alles via bestand-upload (PDF, of XLSX/XLS voor Lighthouse).No. Everything via file upload (PDF, or XLSX/XLS for Lighthouse).

Welke Lightspeed-versie werkt?Which Lightspeed version is supported?

Het "Bedrijfsrapport" van Lightspeed K-Series. L-Series of andere POS-systemen (Untill, Adyen, Square) zijn niet ondersteund.The "Business report" from Lightspeed K-Series. L-Series and other POS systems (Untill, Adyen, Square) aren't supported.

Kassabon per kassabon importeren?Import receipt by receipt?

Nee, alleen op omzetgroep-niveau uit het dagrapport. Manuele regel-invoer blijft mogelijk als terugval.No, only at revenue-group level from the day report. Manual line entry remains as a fallback.

Export naar Excel of boekhouding?Export to Excel or accounting?

Niet ingebouwd.Not built in.

• Geen real-time POS- of PMS-API.No real-time POS or PMS API.
• Geen automatische e-mail of webhook bij nieuwe omzet.No automatic email or webhook on new revenue.
• Geen branche-benchmarking.No industry benchmarking.

PersoneelsbeheerStaff management #

Centrale plek voor admins/managers om medewerkers goed te keuren, gegevens te beheren en accounts te activeren of deactiveren.Central place for admins/managers to approve members, manage details and activate or deactivate accounts.

1. Iemand registreert via signup en doorloopt de 4-stappen-onboarding (persoonlijk, noodcontact + afdelingen, ID-kaart-foto's).Someone signs up and goes through the 4-step onboarding (personal, emergency contact + departments, ID card photos).
2. Management krijgt een push "Nieuwe accountaanvraag".Management gets a push "New account request".
3. Open Personeelsbeheer → tab "Wachtende goedkeuringen" → klik op de aanvraag.Open Staff management → "Pending approvals" tab → click the request.
4. Bekijk gegevens en ID-foto's, klik Activeer om de medewerker toegang te geven.Review details and ID photos, click Activate to grant access.

1. Open Personeelsbeheer → tab "Actief personeel" → klik op een medewerker.Open Staff management → "Active staff" tab → click a member.
2. Pas velden aan (persoonlijk, contract, afdelingen, IBAN, …). Wijzigingen worden direct opgeslagen.Adjust fields (personal, contract, departments, IBAN, …). Changes save instantly.

Kan ik een medewerker volledig verwijderen?Can I fully delete a member?

Niet via de UI, accounts worden op "inactive" gezet maar de data blijft staan voor historiek. Voor volledige verwijdering (GDPR-recht op vergetelheid) moet de admin manueel ingrijpen in de database.Not from the UI, accounts go to "inactive" but data stays for history. For full deletion (GDPR right to be forgotten), the admin steps into the database manually.

Kan een medewerker zichzelf deactiveren?Can a member deactivate themselves?

Nee.No.

FinancieelFinancial #

Per medewerker een dubbele schuld-administratie: loon-saldo (wat de zaak nog moet uitbetalen) en lening-saldo (wat de medewerker nog moet terugbetalen). Plus een overzichtsscherm met alle medewerkers gegroepeerd per dienstverband, charts en zoekfunctie.A dual running-balance per member: wage balance (what the venue still owes) and loan balance (what the member still owes back). Plus an overview screen with all members grouped by contract type, charts and search.

1. Open Financieel beheren (admin-only). Standaard staat tab Overzicht open.Open Manage financial (admin only). Default tab is Overview.
2. Kies een periode: deze maand / vorige maand / laatste 4 weken / aangepast.Pick a period: this month / last month / last 4 weeks / custom.
3. Bovenaan zie je drie totalen (loon-saldo, openstaande leningen, gewerkte uren) en twee charts (donut loon, bar uren) per dienstverband.Three totals at the top (wage balance, outstanding loans, hours worked) plus two charts (wage donut, hours bar) per contract type.
4. Onderaan staan secties per dienstverband (Vast / Flexi / Student / Overig). Tik op een rij om naar het detail van die medewerker te springen.Below: sections per contract type (Permanent / Flexi / Student / Other). Tap a row to jump to that member's detail.

1. Tab Detail per werknemer → kies de medewerker → + Boeking.Tab Detail per member → pick the member → + Entry.
2. Categorie en type: Loon → toekennen / voorschot / uitbetaling / correctie. Lening → uitgeven / aflossing.Category and type: Wage → allocate / advance / payout / correction. Loan → disburse / repayment.
3. Vul een positief bedrag in (teken wordt automatisch toegepast op basis van het type).Enter a positive amount (sign is applied automatically based on type).
4. Datum (vandaag standaard) en eventueel een notitie. Sla op. De medewerker krijgt een push "Nieuwe boeking op je rekening". Elke boeking wordt automatisch gelogd in de audit-log met before/after-snapshot.Date (today by default) and an optional note. Save. The member gets a push "New entry on your account". Every entry is automatically logged in the audit log with a before/after snapshot.

1. Open Financieel op je telefoon. Zie twee saldokaartjes (loon + lening) plus alle boekingen chronologisch.Open Financial on your phone. See two balance cards (wage + loan) plus all entries chronologically.

• Verberg €-knop rechtsboven: blurst alle euro-bedragen voor wanneer iemand meekijkt.Hide € button top right: blurs all euro amounts when someone is looking over your shoulder.

• Admin: enige rol die financieel kan beheren.Admin: only role that can manage financial.
• Management: géén toegang tot deze module.Management: no access to this module.
• Teamlid: ziet enkel zijn eigen rekening met de twee saldo's en eigen boekingen.Team member: only sees their own account with the two balances and own entries.

Berekent het systeem automatisch het loon uit de gewerkte uren?Does the system compute wages from hours worked?

Nee. Loon-toekenning gebeurt manueel via een boeking, geen "uren × uurloon"-motor in de Financieel-module. De database-laag berekent wel een calc_amount_cents per dag op basis van punches × uurloon, maar dat cijfer wordt enkel ter referentie getoond bij urenregistratie en is niet gekoppeld aan de financial-entries. Een admin moet de loon-boekingen zelf invoeren.No. Wage allocation is manual via an entry, no "hours × rate" engine in the Financial module. The database layer does compute a calc_amount_cents per day from punches × hourly rate, but that figure is shown for reference under time tracking only and is not wired into financial entries. An admin enters wage bookings manually.

Bruto/netto-onderscheid?Gross/net distinction?

Nee. Geen RSZ, geen belasting-inhouding.No. No social security, no tax withholding.

Exporteren naar boekhouding?Export to accounting?

Geen export naar Excel/CSV of boekhoud-pakketten.No export to Excel/CSV or accounting packages.

Kan management dit zien voor coaching?Can management see this for coaching?

Nee. Strikt admin-only.No. Strictly admin only.

Wat is het verschil met urenregistratie?How is this different from time tracking?

Urenregistratie houdt bij hoeveel iemand werkte. Financieel houdt bij hoeveel loon nog uit te betalen valt en hoeveel leningen openstaan. Geen automatische koppeling.Time tracking logs how much someone worked. Financial logs how much wage is still owed and how many loans are outstanding. No automatic link between the two.

• Geen automatische salarisberekening op basis van gewerkte uren.No automatic salary calculation from hours worked.
• Geen bruto/netto-onderscheid, geen RSZ of bedrijfsvoorheffing.No gross/net split, no social security or withholding tax.
• Geen loonstrook-generatie of digitale handtekening.No payslip generation or digital signature.
• Geen export naar Excel, CSV, boekhoudpakket of sociaal secretariaat (Acerta, SD Worx, Securex, Partena, Yuki, Octopus, Exact).No export to Excel, CSV, accounting package or payroll provider (Acerta, SD Worx, Securex, Partena, Yuki, Octopus, Exact).
• Geen toegang voor de management-rol; strikt admin-only.No access for the management role; strictly admin-only.

DocumentenDocuments #

Admin uploadt PDF's (loonstroken, contracten, attesten, overig) per medewerker. Meerdere bestanden kunnen tegelijk geüpload of samengevoegd worden tot één PDF. Met een vinkje "gedeeld" wordt het document zichtbaar voor die medewerker in zijn eigen documenten-mapje.Admin uploads PDFs (payslips, contracts, certificates, other) per member. Multiple files can be uploaded at once or merged into a single PDF. A "shared" tick makes the document visible to that member in their own folder.

1. Open Documenten beheren → kies een medewerker → Upload.Open Manage documents → pick a member → Upload.
2. Selecteer één of meerdere PDF's of afbeeldingen, geef een titel en kies het type (loonstrook / contract / attest / overig).Pick one or several PDFs or images, give it a title and choose the type (payslip / contract / certificate / other).
3. Bij meerdere bestanden: vink optioneel Voeg samen tot één PDF aan voor een server-side merge, of laat uit om elk bestand als aparte rij op te slaan.With several files: optionally tick Merge into a single PDF for a server-side merge, or leave it off to save each file as a separate row.
4. Eventueel een interne notitie. Vink Gedeeld met medewerker aan als de medewerker het zelf moet kunnen zien. Bevestig.Optionally an internal note. Tick Shared with member if the member should see it. Confirm.

1. Open Documenten op je telefoon → tik op een document. Het opent in een nieuwe tab (tijdelijke beveiligde link, 60 sec geldig).Open Documents on your phone → tap a document. It opens in a new tab (temporary signed URL, valid 60s).

• Admin: uploaden, verwijderen, delen-vlag wijzigen.Admin: upload, delete, change the shared flag.
• Management: géén toegang tot de documenten-module.Management: no access to the documents module.
• Teamlid: ziet enkel eigen gedeelde documenten.Team member: only sees own shared documents.

In één keer 30 loonstroken uploaden naar 30 medewerkers?Upload 30 payslips at once to 30 different members?

Nee. Multi-file werkt per medewerker: meerdere bestanden tegelijk naar één persoon, niet 30 bestanden gespreid over 30 personen in één actie.No. Multi-file works per member: several files at once to one person, not 30 files spread across 30 people in one go.

Worden loonstroken automatisch gegenereerd?Are payslips generated automatically?

Nee, je uploadt bestanden van buitenaf (bv. van je sociaal secretariaat).No, you upload files from outside (e.g. from your payroll provider).

Automatische mail bij een nieuwe loonstrook?Automatic email on a new payslip?

Geen mail. Een push kan wel via de Notities-functie, maar dat is een aparte stap.No email. A push can be sent via Notes, but that's a separate step.

Versiebeheer (een loonstrook vervangen)?Versioning (replace a payslip)?

Nee, een nieuw bestand uploaden creëert een nieuwe rij.No, uploading again creates a new row.

Belangrijke infoOperational info #

Interne kennisbank waar codes, telefoonnummers, openingsuren, toeslagen en andere praktische info verzameld worden. Iedereen op het team kan ze raadplegen; alleen management/admin kan items toevoegen of bewerken.Internal hub for codes, phone numbers, opening hours, surcharges and other practical info. Everyone on the team can read; only management/admin can add or edit items.

1. Open Belangrijke info. Gebruik de zoekbalk of filter per categorie.Open Operational info. Use the search bar or filter by category.
2. Tik op een item om de volledige inhoud te zien. Telefoonnummers in de tekst worden automatisch klikbaar (tap-to-call).Tap an item to see the full content. Phone numbers in the text become tap-to-call automatically.

1. Open Belangrijke info → + Item.Open Operational info → + Item.
2. Vul categorie, titel, inhoud, eventuele notities en sorteervolgorde in. Sla op.Fill in category, title, content, optional notes and sort order. Save.

Werkt opmaak (vet, lijsten)?Does formatting (bold, lists) work?

Nee, alleen platte tekst.No, plain text only.

PDF of bijlage toevoegen?Add a PDF or attachment?

Nee.No.

Versie-historiek?Version history?

Nee.No.

Info-items afschermen per afdeling?Restrict info per department?

Nee, alle ingelogde medewerkers zien alle info.No, all logged-in members see everything.

ToegangsrechtenRoles & permissions #

Drie hoofdrollen plus fijnmazige extra permissies per module en afdeling. Zo kan een teamlid extra rechten krijgen zonder volledig "management" of "admin" te worden.Three main roles plus fine-grained extra permissions per module and department. A team member can get extra rights without becoming full "management" or "admin".

1. Open Permissies & rollen → zoek de medewerker → klik op zijn naam.Open Permissions & roles → find the member → click their name.
2. Kies een nieuwe rol (employee / management / admin). Sla op, direct actief.Pick a new role (employee / management / admin). Save, immediately active.

1. Op het profielpaneel van een medewerker: scroll naar "Extra permissies".In a member's profile panel: scroll to "Extra permissions".
2. Vink de module aan (voorraad, bestellijsten, waste, omzet, taken-beheren, roosters-maken, waarschuwingen-sturen, personeel-goedkeuren, maaltijden-beheren) met scope per afdeling of "globaal". Sla op.Tick the module (stock, order lists, waste, revenue, manage tasks, build schedules, send warnings, approve staff, manage meals) with scope per department or "global". Save.

• Drie vaste rollen: Employee → Management → Admin.Three fixed roles: Employee → Management → Admin.
• Per-module-permissies met scope (afdelingspecifiek of globaal).Per-module permissions with scope (department-specific or global).

Aangepaste rollen maken (bv. "Hoofd Keuken")?Make custom roles (e.g. "Head of Kitchen")?

Nee, alleen de drie ingebouwde rollen. Combineer met per-module-permissies voor maatwerk.No, only the three built-in roles. Combine with per-module permissions for tailoring.

Permissie tijdelijk (tot datum X) laten gelden?Temporary permission (until date X)?

Nee, alle grants zijn permanent tot iemand ze wegneemt.No, all grants are permanent until someone removes them.

Log van permissie-wijzigingen?Log of permission changes?

Nee.No.

MeertaligheidLanguages #

De volledige interface staat in Nederlands, Frans en Engels: 1698 vertaalkeys per taal, handmatig vertaald. Elk teamlid kiest zijn eigen taal in het profiel; die voorkeur blijft bewaard tussen sessies.The full interface ships in Dutch, French and English: 1,698 translation keys per language, hand-translated. Each member picks their own language in the profile; the preference is remembered between sessions.

1. Open Mijn gegevens op de telefoon.Open My details on your phone.
2. Kies onder de Taal-selector NL, FR of EN.Pick NL, FR or EN under the Language selector.
3. De UI schakelt onmiddellijk over. Je voorkeur wordt opgeslagen op je profiel (preferred_language) en in localStorage, zodat alles meteen in de juiste taal verschijnt na elke login.The UI switches over immediately. Your preference is stored on your profile (preferred_language) and in localStorage, so everything renders in the right language right after each login.

• Wel: alle UI-tekst, foutmeldingen, e-mailteksten, push-notificatie-templates.In: all UI text, error messages, email copy, push notification templates.
• Niet: juridische pagina's (/privacy, /voorwaarden, /cookies) blijven Nederlands, de NL-versie is de juridische bron.Out: legal pages (/privacy, /voorwaarden, /cookies) stay in Dutch, the NL version is the legal source.
• Niet: vrije tekst die gebruikers zelf intypen (shift-notities, taakomschrijvingen, info-items). Wat de gebruiker typt, blijft in de oorspronkelijke taal.Out: free text that users type themselves (shift notes, task descriptions, info items). What the user types stays in the original language.

Kan ik bepaalde modules in één vaste taal aanbieden?Can I lock specific modules to one language?

Nee, het hele systeem volgt de voorkeur van de ingelogde gebruiker.No, the whole system follows the logged-in user's preference.

Wat als een tekst nog niet vertaald is?What if a piece of text isn't translated yet?

De app valt terug op de Nederlandse string. Geen runtime-error.The app falls back to the Dutch string. No runtime error.

Kunnen jullie talen toevoegen (Duits, Italiaans)?Can you add more languages (German, Italian)?

Mogelijk, maar vereist een ontwikkelaar om een nieuw woordenboek aan te leveren met dezelfde 1698 keys.Possible, but it needs a developer to deliver a new dictionary with the same 1,698 keys.

Audit-logAudit log #

Een centrale wijzigingstrail van wie wanneer welke wijziging maakte op gevoelige tabellen. Bedoeld als forensische trail bij twijfel of conflict, niet voor dagelijkse opvolging. Bereikbaar via de verborgen URL /admin/audit-log (niet in de zijbalk; type de link manueel in als admin).A central change trail of who made which change when, on sensitive tables. Built as a forensic trail in case of doubt or dispute, not for day-to-day oversight. Reached via the hidden URL /admin/audit-log (not in the sidebar; type the link manually as admin).

• Elke wijziging (toevoegen, aanpassen, verwijderen) op dertien gevoelige onderdelen: profielen, rollen, permissies, shifts, taken, urgente taken, financiële boekingen, waarschuwingen, documenten van de admin, gedeelde documenten, kluis-items, ruilaanvragen en persoonlijke admin-documenten.Every change (add, edit, delete) on thirteen sensitive areas: profiles, roles, permissions, shifts, tasks, urgent tasks, financial entries, warnings, admin documents, shared documents, vault items, swap requests and personal admin documents.
• Elke regel bevat: tijdstip, wie het deed, het type wijziging, waar het gebeurde, en de waarde voor en na de wijziging.Each row holds: timestamp, who did it, the type of change, where it happened, and the value before and after the change.

1. Navigeer in de browser naar /admin/audit-log; je moet ingelogd zijn als admin.Browse to /admin/audit-log; you must be signed in as admin.
2. Gebruik de filters: tabel, actie-type, vrije zoek op actor.Use the filters: table, action type, free search by actor.
3. Klik op een rij om de before/after-JSON in detail te zien.Click a row to see the before/after JSON in detail.

Wie heeft toegang tot de audit-log?Who can access the audit log?

Alleen admins. De andere rollen hebben geen leesrecht op deze data. De wijzigingen kunnen niet rechtstreeks bewerkt worden, enkel automatisch geregistreerd.Admins only. Other roles can't read this data. The change records can't be edited directly, only logged automatically.

Kan ik hier een GDPR-data-export voor een werknemer genereren?Can I generate a GDPR data export for a member from here?

Niet via een ingebouwde knop. De admin moet manueel (via de database of de audit-log) de relevante rijen verzamelen.Not through a built-in button. The admin has to collect the relevant rows manually (via the database or the audit log).

• Geen read-trail. De log registreert wie iets veranderde, niet wie iets las.No read trail. The log records who changed something, not who read it.
• Geen ingebouwde export naar CSV/PDF voor formele GDPR-rapportering.No built-in CSV/PDF export for formal GDPR reporting.
• Geen automatisch retentie- of opschoonbeleid; rijen blijven onbeperkt staan.No automatic retention or clean-up policy; rows stay indefinitely.